企業必見!メール誤送信防止ソフト厳選比較

間違えて送信したでは済まされない情報を守る

仕事でメールを使う方なら残念ながら一度くらいは経験があるのがメールの誤送信です。取引先に原価情報などの企業秘密を送ってしまったり、個人情報を漏洩してしまうと個人のミスでは済まされず会社として責任を取る必要が出てきます。送信前に十分に確認するなど個人で対策を打つことが肝心ですが人のやることなのでどこかでミスは出てしまいます。仕組みとして誤送信を防ぐ仕組みを作りましょう。

先にしておきたいのが誤送信の原因分析です。宛先間違いが頻発するなら、部署名や会社名を頭に入れてそれを検索できるアドレス帳を探しましょう。社外にメールを送付する際は特定の人をCcに入れないと送れない仕組みにするのもありです。また読み返す時間を取るために、送信ボタンを押してから一定時間経つまで送信を止めておくことも可能です。原因を調査して効果的な対策を打ちましょう。

メールの誤送信を防止するソフトが市販されているのはもちろん、既存の仕組みで運用で打てる対策もあります。導入コストや管理する人件費との調整になりますが確実に誤送信をストップできる方法を比較して選択してください。

NTTテクノクロス株式会社

POINT

  • メール送信時にポップアップ画面で内容の再確認が出来ます。
  • 簡易アーカイブでメールを自動追跡することが出来ます。
  • 添付ファイルの暗号化を自動で行います。
総合評価
★★★★★
掲載情報量
★★★★
利用しやすさ
★★★★
利用満足度
★★★★★
サービス度
★★★★★

インターネットサービスが広く使われるようになってから随分と経ちました。今日においては、あらゆるシーンにおいてインターネットを活用する機会が増えてきています。とくにビジネスシーンにおいてはグローバル化が進むとともに効率化やスピードアップが求められてきており、それを実現するツールとしてインターネットが活用されてきています。

とくにビジネスにおける連絡事項にはメールを活用することが多くなってきています。写真やデータなども添付することができますので、ビジネスシーンにおいてはなくてはならないツールになってきています。その反面、メールからの情報漏えいなどが発生しているケースもあります。

その主たる原因はメールの誤送信にあるそうです。それを防ぐのに最適なのがNTTテクノクロス株式会社などが提供しているサービスになります。送信時の再確認や添付ファイルの暗号化、送信メールの追跡などセキュリティ対策は万全となっていますので、活用することをお勧めします。

メールディーラー

POINT

  • 誤送信をしてしまうことがなくなる
  • 過去の対応履歴を簡単に確認できる
  • スタッフの対応レベルを標準化できる
総合評価
★★★★
掲載情報量
★★★★
利用しやすさ
★★★
利用満足度
★★★★★
サービス度
★★★

メールディーラーのメール対応業務に関するサービスを利用することにより、メール対応業務の品質を改善したり、向上させることができます。外部の顧客と取引を行う際などには、メールで対応することが多くなっていますが、誤送信してしまうという問題が発生してしまいます。

メールディーラーのメール対応業務に関するサービスを利用した場合、過去の対応履歴を誰でも簡単に確認することができます。ですので、過去の対応履歴をそのまま利用したり、応用したりして対応することができます。

過去の対応履歴を確認することができたり、テンプレート機能があったり、承認フロー機能などがありますので、スタッフの対応レベルを標準化できます。ですので、メール対応の品質改善や向上が見込めます。

キヤノンITソリューションズ

POINT

  • メールセキュリティ対策をクラウド型サービスで提供
  • 無駄のないシステム構築が可能です
  • メールの誤送信の対策を手軽に実現
総合評価
★★★★
掲載情報量
★★★★
利用しやすさ
★★★
利用満足度
★★★★
サービス度
★★★★

キヤノンITソリューションズは、メールセキュリティ対策を導入しやすいクラウド型サービスで提供します。7種のサービスを自由に組み合わせることで、柔軟なメールセキュリティ対策を実現し安心してメールを利用することができます。

クラウド型サービスなので、機器の用意や、面倒な導入、運用作業も不要です。簡単な申し込みから素早くサービスを開始することができます。必要なサービスを自由に選択、組み合わせできる為、お客様の運用に合わせた無駄のないシステム構築ができます。

上長査閲やフィルタリング機能に加え、メールを保存し後から確認可能なアーカイブ機能も備えた総合的なメールセキュリティです。さらに送信メールの誤送信対策が行えます。うっかりといったメールの誤送信の対策を手軽に実現します。

NECソリューションイノベータ

POINT

  • 誤送信をシステムの力で防ぐ仕組み
  • ウイルスやスパムメールなどの脅威へ備えられます
  • メールをシステムでチェックします
総合評価
★★★
掲載情報量
★★★★★
利用しやすさ
★★★★★
利用満足度
★★★★★
サービス度
★★★★

NECソリューションイノベータでは、メール送信時の人的なミスによる誤送信をシステムの力で防ぐ仕組みを構築しました。利用者のセキュリティ意識を向上させることもできる、トータルなメールセキュリティシステムです。

モバイルからも利用でき24時間、365日稼動し続ける基盤や、ウイルスやスパムメールなど外からの脅威への備え、メール誤送信による情報漏えいの防止やメール統制、送受信メールの記録など、安心、安全なメール環境構築に対応できます。

メール環境に利便性と安心、安全を確保し、ビジネスコミュニケーションの基盤を強化して、メールをシステムでチェックし、再確認する手順を設けることにで、うっかりミスを防止します。

デジタルアーツ株式会社

POINT

  • クライアント型誤送信防止ソフトを提供
  • メールアドレス漏洩防止に便利な機能
  • 誤送信防止意識向上にも役立ちます
総合評価
★★★★
掲載情報量
★★★★
利用しやすさ
★★★
利用満足度
★★★★★
サービス度
★★★★★

デジタルアーツ株式会社は、メール送信者がメール送信ボタンを押した直後にポップアップ画面が起動し、宛先や本文、添付ファイル内容などに間違いがないかのチェック作業をメール送信者自身に促すクライアント型誤送信防止ソフトを提供しています。

大量のメールアドレスがToやCCで宛先に指定されていた場合、To/Cc指定をBccに強制的に変換してメールを送信できます。複数の取引先を含む外部宛てへの一斉メール送信時の、メールアドレス漏洩防止にとても便利な機能がついています。

メールゲートウェイサーバー上で動作するソフトウェアで、メール送信前にうっかり誤送信リスクの気付きを与えることで、従業員の誤送信防止意識向上にも役立つソフトです。

ケイティケイソリューションズ

POINT

  • メールセキュリティに関するソリューションが豊富
  • 少人数のオフィスから数百人の企業まで対応
  • メール誤送信による情報漏えいを防止
総合評価
★★★
掲載情報量
★★★
利用しやすさ
★★★★★
利用満足度
★★★
サービス度
★★★

ケイティケイソリューションズでは、メールのホスティングからメール誤送信対策、添付ファイル暗号化、メールアーカイブなどお客様のメールセキュリティに関する悩みを解決するソリューションが豊富で便利なものばかりです。

ケイティケイソリューションズのシステムは共用環境だけでなく専用環境として対応している為、少人数のオフィスから数百人の企業まで対応が可能です。また、ファイル共有ができるオンラインストレージやインフラ環境としてのクラウドなど、多くのサービスラインナップがあります。

豊富な機能でメール誤送信による情報漏えいを防止してくれる為、安心して顧客情報等のメールアドレスを運用することができます。システムの導入から運用までトータルサポートもしてくれます。

メールを誤送信しないために気をつけること

近年、プライベートでもビジネスシーンでも、相手の顔を見ないで、メールやネットを通じて手軽に連絡ができるようになってきました。特にビジネスシーンでは、直接相手の顔を見ながら話したり、電話で話すという手段は、とりわけ重要な内容で あることが多いです。相手の顔色や声色を伺いながら話せるので、重要な冗談や取引などは、こちらの手段の方が一般的でしょう。メールは簡単に送れてしまうので、ご送信の心配もあります。
送り主を間違ったりしては大変です。送り前に入念に確認できればいいのですが、直接会って話すよりは注意に欠けるでしょう。メールの連絡先情報がきちんとフォルダ分けされていて、ミスが起こりにくいように整理されていれば安心ですが、取引数が膨大であれば、似たような会社名もあるはずです。別のクライアントに誤送信してしまったとなると大問題です。


メールの誤送信を知らせてくれるサービス

携帯電話やパソコンなどでメールを送る場合、つい誤送信してしまうことは多いです。ただ、それを防ぐことのできるサービスも多数存在しており、ビジネス面やプライベートで大変役に立ちます。存在するアドレスに送ってしまった場合は、すぐに見ればわかりますが、アドレス自体が間違っている場合、すぐにサーバーから間違っていると連絡が入ります。メールの誤送信は一日に何通もやりとりをしていると必ずと言っていいほど起こるトラブルです。
これに関しては自衛するしかないレベルもありますが、作成中にアドレス間違いなどを教えてくれる親切なサービスを使っていると、多少なりともこれを減らすことが可能です。よくビジネスでネット上のやりとりをする人などは、転ばぬ先の杖たるこの手のサービスを利用し、間違いを極力減らしているのが今の常識です。


メールの誤送信のときに対応すること

メールは日常生活を送る上で、連絡手段として世代関係なく使われるものとなりました。電話と同じくらい便利なものとして使われているので、これからも生活の中に無くてはならないものとして重宝されていくでしょう。昨今ではSNSを使った連絡手段を利用する方も多いですが、大事な連絡や仕事の連絡などは、SNSでやり取りするのを嫌う方もいるので、信頼できる連絡手段としてこれからもメールは活躍していくでしょう。
メールは便利な連絡手段ですが、誤送信などの失敗があると、大きなトラブルを招いてしまうことがあるので注意が必要です。誤送信のトラブルで注意しておきたいことは、送信した相手にとって都合の悪い内容を知られてしまったときです。気まずいだけなら良いですが、その後人間関係が破綻してしまうようなことがないとも限らないので、取扱い注意で、慎重に使うことがマナーともいえるでしょう。