企業必見!メール誤送信防止ソフト厳選比較

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いつもの生活の中のメールの誤送信

疲れていた時や他のことを考えながらメールを送信して、嫌な予感と用心深さから送信済みボックスを見ると誤送信してしまった。
なんて事は一度はあるのではないでしょうか。
送信相手にもよりますが、その際の自分のミスのやるせなさと嫌悪感はその日のモチベーションすら下げてしまいます。
さらに、訂正のメールも送らなければなりません。
仕事の大事な内容や目上の方や取引先へ送る重要なものだとなおさらの事。
やはり、苦い経験をした人は毎回送信する際は送信ボタンをクリックする前に二度、三度読み返して送っていますね。
それと、もう一つの注意は添付ファイルです。
メッセージ文ばかり見直して添付のファイルや写真などつけなければならないのにすっかり忘れてしまって肝心の所が抜けていたなんて事もあるあるです。
メール機能に自動でチェックしてくれて指摘してくれたら便利になったりしそうですね。
でもいくらデジタルが進む世の中ですが最後の確認はアナログで何度も用心しなければなりません。



メールソフトの機能で誤送信を防ぐ

電話と異なり、相手が不在でも連絡を入れておくことができるメールは便利な連絡手段です。
しかしアドレスを一文字でも間違えれば誤送信となり情報漏洩になりかねません。
人の手で防ぐのにも限界があるのでメールソフトの機能でセキュリティ事故を防ぎましょう。
送信ボタン押下後にすぐ送信されず、一度保存される機能は効果的です。
うっかり送信ボタンを押してしまった際のリスクを回避でき、作成したメールを読み返す時間ができます。
更にアドレス帳に載っていない宛先には警告を出すことや載っているアドレスは自動で日本語名に変換するなどすると宛先の認識ミスを防げます。
社外へ送信する際は上司の許可がないと送れない送れないような強い制限をかけることもできます。
セキュリティを強化して制限をかけることは可能ですがかけすぎると現場の利便性を下げ、使いづらい仕組みになってしまいます。
新規アドレスへの送信頻度や社外送信の頻度などを考慮に入れて最適な機能を利用してください。



メールの誤送信には気を付けましょう

現代ではパソコンやスマートフォンさえあれば遠方にいる人と簡単に連絡を取ることができる便利な時代です。
知り合いだけでなく、顔や名前を知らない人とも繋がることができます。
個人的にだけでなく、企業でもメールは使われています。
便利ではありますが、個人的な利用の場合も仕事上での利用の場合でも誤送信は笑って済ませられることもあれば時に大問題になることがあります。
誤送信によって不倫が発覚したという話を耳にしたことのある人もいるでしょう。
不倫相手に送るはずのメールを配偶者に送ってしまったという失敗です。
他にも悪口を本人に送ってしまって関係がぎくしゃくすることもあります。
仕事上においては、社内情報や個人情報が含まれているメールが誤送信されれば情報漏洩に繋がりかねません。
簡単に操作できて便利ではありますが、本来送る相手ではない送り先に送信してしまった時の代償は大きいです。

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