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メールの誤送信でトラブルにならないために

プレイベートから仕事まで今や生活に欠かすことができないメールですが、利用するにあたって最も注意をしなければいけないことの一つが誤送信です。
プライベートはもちろんですが、例えば仕事上で間違った相手に顧客の情報などが添付されたメールを送ってしまった場合、社会的にも大変な問題になることもあります。
誤送信を防ぐために、新規で作成せずに返信機能を活用する場合もありますが、それでも100%ミスを防ぐことは困難です。
特に今はメーラーの機能があがったため、例えば最初に「t」を入力すると、過去に送ったり受信したりした相手で「t」から始めるアドレスを自動的に表示するような機能をもつものもあります。
これは一見便利ですが、誤送信をしてしまう一つの要因でもあります。
メールのトラブルを防ぐためにも送信前にもう一度宛先を確認するようにしましょう。



クライアントの不利になるメールの誤送信問題

伝えたい商品やサービスの情報を、顧客となりそうな層へと、メールにて送信していきます。
相手がどんな場所にいても、情報が届けることができというメリットがあります。
しかし、情報を提供する手段として、メールというツールを使用している以上、誤送信ということも起こってしまいます。
これは、本来ターゲットとしていない層への送信となりますが、事態はそれだけではすみません。
情報を必要としない、送ってくるなと言われていた相手に、送ってしまうことになり、クレームになってしまいます。
また、情報元へとその矛先が向けられることになってしまいます。
クライアントの不利になることをしてしまうのでは、次の依頼を受けられなくなってしまう可能性もあります。
一斉に送信する前には、きちんと名簿の確認を行い、誤送信のようなミスが起きないようにします。



メールの誤送信を防ぐためのチェック方法

最近はインターネットの復旧により、昔に比べて紙ベースではなくデータベースで資料のやり取りなどを行うようになってきています。
そのため昔に比べて漏洩といった被害なども増えてきています。
漏洩する原因としてパソコンがウイルスに感染したことによる漏洩などがありますが、身近に起こり得る原因としてメールの誤送信があります。
メールに必要な資料を添付して送ることが簡単に行えるので、遠くの取引先相手や出張している自社の相手に送るなどとても便利に活用できます。
ですが送り先を間違う事で、大切なデータを紛失したり漏洩といった原因になるため注意が必要です。
そのため極力誤送信を防ぐために重要などが、送信前のチェックになります。
まずは送り先の相手が正しい相手なのかを最終的にチェックします。
また自分でチェックするだけでなく同僚や上司など第三者へチェックしてもらうと、より誤送信を防ぐことができます。

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