企業必見!メール誤送信防止ソフト厳選比較

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メール誤送信は情報漏洩のリスク

 メールは便利ですが、送信先を間違えてしまう可能性があります。企業組織内での構成員が増えてくるにしたがって、ヒューマンエラーによる情報漏洩の事故は増えてくる傾向にあるからです。このままでは、金銭面での損失だけでなく、信用の失墜など有形無形の様々な損害を被ることになってしまいます。メール誤送信の事態が発生してしまった場合には、早急な対策が必要となります。また、結果として事態が丸く収まるかは、送信してしまった内容とフォローアップによって違ってきます。先方を怒らせてしまうケースや、他の目的のために利用されてしまう可能性も残されています。いずれにしても、企業組織に大きな損害をもたらすリスクを抱えていますので、問題発生時の対策方法や再発防止策を講じることが急務となります。

 メール誤送信をしてしまった場合は、丁寧なフォローが必要となります。全面的に非が送信元にありますので、すみやかに謝罪の意思を示し、送信した内容の破棄をしてもらうことが肝要です。間違って送信してしまった場合、通常は送信直後に気付くことが多く、あわてて謝罪メールを送りがちです望ましくない対応です。ビジネス上のマナーに配慮するならば、先方には電話にて直接謝罪すべきです。特に誠意をもった謝罪が必要なシーンですので、肉声によって対応すべきです。文字によるメールでは細かいニュアンスが伝わりにくいだけでなく、不要な誤解を生じさせることになってしまうからです。どうしても電話で連絡がとれない場合は、やむを得ずメールで対応することとなりますが、すみやかに行なうことが肝要です。

 メールを誤って送信してしまう行為は、個人の注意に任せてしまうと完全に避けることはできませんので、組織として対策を立てる必要があります。対策を立てずにいると同じ間違いをしてしまう可能性があるからです。電話で謝罪、もしくはやむを得ずメールで謝罪する場合においても、マニュアル化もしくはテンプレートを作成しておき、これを利用するように周知しておくことで、不要な誤解を生まずに済みます。再発防止策の一例に、メール誤送信防止ソフトの利用の事例を挙げておきます。送信時に再確認をする機能が実装されているのが通常です。煩わしさを軽減するためには、添付するファイルやメール送信先の重要度によって、ポップアップする注意喚起用のダイアログの表示制御を行なうなどの機能が実装されています。ツールを有効に活用することで、水際での誤送信を防止することが可能となっています。