企業必見!メール誤送信防止ソフト厳選比較

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メール誤送信ソフトウェアの魅力

 オフィスで仕事をするにあたりパソコンは必須アイテムになりました。連絡手段も従来の電話やFAXからメールに移行しつつあります。メールで連絡を入れれば相手が都合のいい時に確認してもらえるので大変便利なツールですが怖いのが間違えて送ることです。誤字脱字は相手に失礼になるため避けるのは当然ですがメール誤送信にも細心の注意を払う必要があります。異なる宛先にメールを送付してしまうとそのまま情報漏洩につながり本文の内容によっては情報元のエンドユーザに対する賠償問題にまで発展してしまいます。たかだメール送信といって侮ると会社に大きなダメージを与えかねません。誰でも行うメール送信から恐ろしいリスクを排除するためにもソフトウェア等を利用して最大限注意を払える仕組みを作りましょう。

 メールの誤送信を防止するソフトウェアは様々な製品があります。それぞれ得意とする機能や分野が異なるので自分の会社で扱うデータの性質などを考慮して一番効果的なものを選びましょう。アクセス制限などほかの機能と一緒に提供されるソフトウェアもあるので社内のセキュリティ対策として一緒に検討するのも手です。送信ボタン押下後にメールを一度社内サーバに留め置き、一定時間経過後に送付するなどのソフトを導入すると送信した後冷静に考える時間ができるので送信者自らがミスに気づきやすくなります。また、今までメールを出したことがないメールアドレスやドメインに対してメールを送付する際に警告を出すなども効果的です。イレギュラーな動作をしてしまった時に警告を出すのが送信者に気づきを与え、日頃のセキュリティ意識を向上することにも役に立ちます。

 重ねてソフトウェアを使う魅力はどうしても発生してしまうヒューマンエラーを防止できることです。どんなに気を付けていても人にミスはつきもので起きてしまう事故もあります。添付ファイル付きメール送付は特定の担当者の許可がなければできないなどやってしまいがちなうっかりミスを止めるのが効果的です。同時に意図的な情報漏洩まで防止できる効果もあります。ただし、セキュリティを強化すると利用者の利便性が悪くなっていく傾向にあります。社内の業務影響と天秤にかけて負荷の少ない手段を選んでください。ソフトウェアの導入を実施するとどうしてもある程度の投資が必要となります。もったいないと感じるかもしれませんがいざ賠償問題になった時の費用を考えれば必要経費と言えるでしょう。自社に合った適切な対策を打って会社に大きなダメージを与える事故を防いでください。

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