企業必見!メール誤送信防止ソフト厳選比較

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今からできるメール誤送信予防手段

 メール誤送信は、宛先を間違えてしまう場合と、メールの内容や添付ファイルを間違えてしまう場合があります。予防するための手段としては、自分で注意するか、会社のシステム側で設定をするかの方法があります。宛先の間違いは、メールソフトに正しいアドレスを登録しておくといいでしょう。通常よく使われるソフトとしては、マイクロソフトやグーグルなどのブラウザと提携している無料のメールソフトが多いです。これらのソフトには、送受信する機会の多い相手のメールアドレスを登録出来る機能が付いているので、非常に便利です。自分で手入力して登録してもいいのですが、スペルを間違える危険性があり、メール誤送信の原因になりますので、気をつけてください。最も安心なのが、相手先から来たメールから登録する方法でしょう。もし、登録が面倒であれば、返信を選択するとそのまま相手先のメールアドレスが指定できます。状況に応じて、件名を入力し直したり、返信の文面に記載されるマークや通知を消去するといいでしょう。

 文章内容を間違えてメール誤送信をするトラブルを防ぐには、最初からメールソフトを起動せずに、ウィンドウズのパソコンに付属しているメモ帳やワードパットなどのエディタや、ワードなどのワープロソフトを使って、文面を作成するといいでしょう。送信する前に読み直して、問題がなければコピーをして、メールソフトの作成画面に貼り付けるとミスが予防できます。ただ、作業に慣れてしまうと、見落としたり、過信したりすることもあります。その場合は、会社のメールシステムの設定でメール誤送信をしにくくすることも可能でしょう。メールを送信するのに、担当部署の上司や担当者の裁可が出されないと送信出来ないシステムにすると確実です。もしくは、社内のネットワークを生かして、共有フォルダにメール内容のファイルを保存するようにし、部署内の人が確認できるようにする方法もあります。

 メール誤送信の中でも、最もやっかいなのが間違えた内容のファイルを添付してしまった場合です。機密事項を間違えて入れてしまったり、他社の仕事に関した内容のファイルを添付した場合は、企業に打撃を与えることにもなりかねません。自分で対策する手段としては、添付するデータは、必ずデスクトップの目に付く所にフォルダーを作成し、そちらに保存して間違えないようにすることが最善です。また、ファイルを添付するとメールの容量が大きくなりますので、企業のメールシステム側で、一定以上のサイズのメールの場合には、送信する前に担当者が一読して許可を出さないと送信出来ないように設定すると、メール誤送信を予防しやすいです。出来れば、ファイルを添付せずにインターネット上から転送する手段を使ったり、ウィンドウズに付いているオンラインストレージサービスのワンドライブに共有フォルダを作り、相手が閲覧できるようにするとトラブルを防ぎやすいでしょう。

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