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自分でメールの誤送信の対策を知っておく

ビジネスにおけるトラブルにメールの誤送信があります。
ちょっとした内容なら問題はありません。
しかし、重要な情報を見られてはいけない人に見られたとなると大きな問題になります。
個人情報の扱いが厳しくなっているので、損害賠償問題に発展することもあります。
では、自分でできる対策として何があるかです。
会社などであれば、送信前に一旦上司に送信する場合があります。
そして、上司が承認をすると送ることができます。
確実性は高まりますが、上司が不在だと送ることができないなどの問題があります。
暗号化と呼ばれる仕組みを利用することもあります。
特定の相手と重要なやり取りをするとき、本文と暗号を解くカギを別々に送り、暗号が無いと中身が見られないようにしておきます。
暗号を別途取引先ごとに決めておくこともあります。
これだと、その相手以外の人に届いても、暗号を解くカギがないと見られません。



メールを誤送信してしまう原因と対策

会社では必ずメールは利用するものとなっています。

しかし、きちんとしているつもりでも誤送信という危険性はあります。
最も多い原因としては、宛先の設定ミスです。
送りたい人ではなくて、似ているアドレスの全く関係ない人を宛先に入れて送ってしまうことです。
特ににオートコンプリート機能という宛先に任意のアルファベットを入力すと過去に送信したアドレスが一覧表示されるものを使用していると見間違いやすく失敗の原因になります。
また、添付ファイルを間違えて送ってしまうということも非常に多くあります。
きちんとパソコン内のファイルを整理していれば起きにくいですが、仕事で頻繁に使っているとなかなか整理できずに間違ってしまうこともあります。
これらの失敗をしないためにも、対策を知っておくようにしてください。
まず、宛先設定は電話帳から選択して決めるようにします。
もしくは過去のメールに返信するかたちで作成することです。
添付ファイルの対策は整理をすることに限ります。
綺麗にしておくと見やすく間違いはかなり改善されます。



メールの誤送信を防ぐために制限を設ける

会社のことをよく知っているのは、より在籍年数が長く、業務の経験がある人になるでしょう。
上司と部下の立場に人なら、上司の方がよく知っていることになるはずです。
部下によっても、勤務年数で異なります。
5年勤務の人もいれば、入社したての人もいます。
会社に入社すると、パソコンなどを貸与され、それを使って業務を行います。
連絡などをするときにメールを使うことも多く、取引先などができれば、外部とのやり取りもしないといけません。
すると誤送信が発生する可能性が出てきます。
それを避けるために、送信先の制限をすることがあります。
まずは、送信をするには事前に相手の登録をしておくようにします。
そして、その相手とのやり取りができる人を限定します。
入社間もない人は直接できないなどになっているので、勝手にやり取りをしようとしてもできません。

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